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用Word建立信封及標籤

製作一份專業書信

作者/楊珠慧 duanmuzhi@gmail.com

當你寫好一封要寄給合作廠商或是重要客戶的信件時,有沒有想過,如果連信封上的文字都是電腦列印的,給人的感覺會不會更專業些呢?其實,信封上的地址用電腦列印出來,不僅清晰、整齊,對於收件人,感受上也會很不同喔!而且,不管是商務上單純的信件來往,或是商品貨物運送等等,信封及標籤的用途都是經常性的,還可以節省許多重複的時間喔!

那麼,怎麼製作一份信封或是標籤呢?是土法煉鋼式的,開啟一份新文件,從版面設定中去選好紙張大小,輸入文字後,再依照信封的格式,一一的排好收件人、寄件人資訊的位置,然後調整字型的大小等的做著一連串繁瑣的動作,還是覺得,或許應該有更簡便的方式呢?

其實,在Word裡,有個「信封及標籤」的功能,只是,每次一提到信件及郵件,讓人最直接想到的就是合併列印的功能,殊不知,除了處理大量的信件之外,Word也可以針對個別的信件製作專屬的信封或是各式各樣不同用途的標籤,以下就讓我們來看看,如何使用Word「信封及標籤」的功能來建立信封及標籤。

建立個別信封

建立個別信封好像挺麻煩的!除了要設定紙張大小之外,還有版面配置、文字如何擺放……等,其實,如果知道使用Word的「信封及標籤」工具,就會發現,事實上,我們只要負責輸入收件者及寄件者的資料,其他的事,無論是紙張大小、位置排序,都會依照預設值,自動設定完成,因此,當我們純粹只想打張個別信封格式的文件時,利用這個工具,兩三下就可以搞定囉!


1.打開一份新文件,從「工具」/「信件與郵件」/「信封及標籤」中進入。


2.出現「信封及標籤」的工作窗格時,依照上頭的標示,一一輸入相對應的資料,分別是「收件者地址」及「寄件者地址」。


3.輸入完成之後,按下「新增至文件」,此時會出現一個對話框,可以依照自己的需求來選擇,在此處我們選擇「否」。


4.接下來,我們就會發現文件裡已自動幫我們建立好一份信封,文字位置及紙張大小都排好了。

調整信封位置、字型及大小

簡單建立一份信封,是很快速,但是預設的信封大小、文字字型、位置及其大小,可不見得適合我們的需求;因此,我們必須在信封選項當中去做調整,包括信封的大小、文字的位置、字型、樣式、大小、字型效果及字元間距,當我們在選項當中完成這些設定之後,信封上的資料即會隨著設定變動,另一方面,選項多有許多內建的設定,只要一一點選適合的即可,操作很簡單。


1.請從「工具」/「信件與郵件」/「信封及標籤」,進入到「信封及標籤」的工作窗格,接著點選右方第四個「選項」鍵。


2.此時會出現「信封選項」的工作窗格,按右方箭頭下拉視窗來選擇適合的信封大小,如果內建的選項都沒有適合,則選擇自訂大小,自行輸入大小即可。


3.設定了信封大小之後,再分別由下方收件人地址及寄件人地址的「字型」進入,修改適當的字型、大小、樣式、效果或字元間距。


4.依次設定完所需「字型」之後,請按下「確定」,回到「信封選項」的工作窗格,再按一次「確定」後,在「信封及標籤」的工作窗格上按「更改文件」即可。

列印信封的設定

完成信封所有設定之後,最重要的,當然還是能夠將信封上的資料準確的列印在信封上,但是,每一台印表機的狀況都不太一樣,像是進紙的方向,會有所差異,因此,我們必須就自己印表機的實際狀況去做列印選項的調整,當然,如果你從來沒有列印過信封的話,第一次要一次完成信封列印的話,可能會遇到一些技術層面上的困難,不過,多試幾次,抓到訣竅之後,下次即可駕輕就熟囉!


1.完成信封選項的設定後,可以看到信封上已自動更改成我們要的樣式了,此時請再由「工具」/「信件與郵件」/「信封及標籤」,進入到「信封及標籤」的工作窗格,仍然按下右方的「選項」。


2.在「信封選項」工作窗格上方位置,切換標籤至「列印選項」,選擇適當的進紙方式,在這裡我們選擇了「第五個─直式置中」的進紙方式,列印方向是「正面向上」,且勾選「向右旋轉」的選項。


3.做完列印選項設定後,按下「確定」,回到「信封及標籤」的工作窗格時,先將信封放好在列印的位置上,接著,請直接按下「列印」。

製作一份標籤

有時,我們會有一些廠商或客戶,必須經常往來書信,那麼,每次寄信就要列印一次信封的話,好像有點不符合經濟效益,這種情況下,製作一份地址標籤,就顯得很有用囉!列印好一份經常往來書信的廠商或客戶的收件地址標籤,當有需要時,就貼上,這樣是否方便許多呢?其實標籤的用途,不止於地址而已,我們也可以將一些經常會使用到的標語,像是寄送易碎貨物時,可以製印一份「小心輕放」的標籤,或是往來國際書信,需要註明「航空信件」時,也可用標籤喔!


1.製作標籤,同樣請從「工具」/「信件與郵件」/「信封及標籤」進入到「信封及標籤」的工作窗格,在上方切換成「標籤」,就自己需要可以調整標籤的數量,在下方列印格中選擇「只列印單張標籤」,設定幾列幾欄。


2.一般標籤紙多是A4的格式,因此我們選擇「整頁列印相同標籤」,在地址欄裡輸入要列印的資料,要注意的是,在這邊,輸入的資料並不侷限於地址。


3.輸入完成之後,請按右方的「新文件」鍵,即可看到自動產生的一份地址標籤。

選擇或自訂標籤樣式

標籤的用途很廣,並不侷限在列印地址標籤,所以,標籤會有很多樣式,像是單純印一份「航空信件」的標籤,其大小和要標示易碎貨品的標籤,就會有很大的差異,Word裡頭也有不少內建的標籤樣式,只是那麼多的樣式,或許仍找不到適合的,也可能自己懶得找,像這種情況下,用自訂大小的方式,就顯得直接、快速囉!省卻找適合樣式的時間,又可以在下次使用時,輕鬆的找到可以應用的樣式。


1.請先進入到「信封及標籤」的工作窗格,然後按下右方的「選項」鍵,此時會出現「標籤選項」的工作窗格,確定好印表機資訊後,開始選擇「標籤樣式」。


2.當我們選擇「AOne 28171」的標籤樣式時,按左下方「詳細資料」,可以清楚的知道這款標籤的大小、邊界、標籤數量等資訊。


3.不過,若想自訂標籤,則按左下方的「新增標籤」,此時會出現一個「新標籤自訂」的工作窗格,要你輸入標籤名稱及各項資訊。


4.輸入完成,按下「確定」,就可以在「標籤編號」欄中看到自訂標籤的名稱。


5.再按「確定」,自訂標籤即完成。
相簿設定
標籤設定
相簿狀態